Gung – Ny partner
7 januari 2025
Salico väljer THINKNINE
16 januari 202514 januari 2025
Affärsystem är inte som andra IT-system
Att implementera ett affärssystem är som att ge företaget ett nytt hjärta – det kräver noggranna förberedelser, rätt kompetenser och en tydlig strategi för att lyckas.
Tyvärr underskattar många företag vad detta innebär och ser det mer som ett IT-projekt än vad det faktiskt är – ett heltäckande förändringsprojekt som påverkar både hur verksamheten fungerar och hur medarbetarna samarbetar.
Ett väl genomfört projekt skapar förutsättningar för fortsatt tillväxt och effektivisering, men det är varken enkelt eller självklart att nå dit. I denna guide delar vi med oss av råd och insikter vi har fått genom alla år och det stora antalet projekt vi har genomfört.
Innehållsförteckning
- 1. Sätt ihop ett dreamteam för projektet
- 2. Var överens om vad ni behöver
- 3. Intern tid - Planera realistiskt
- 4. Ledningens engagemang är avgörande för projektets framgång
- 5. Arbeta aktivt med er förändringsledning
- 6. Planera för datamigrering
- 7. Budgetera smart och för hela projektet
- 8. Välj rätt partner – Rätt konsulter gör skillnaden
- 9. Testa noggrant - kvalitetssäkring är nyckeln
- 10. Slarva inte med utbildningarna
1. Sätt ihop ett dreamteam för projektet
Den första pusselbiten i ett framgångsrikt affärssystemsprojekt är att sätta samman ett kompetent projektteam. Teamet bör inkludera en projektledare, en lösningsansvarig och nyckelanvändare för respektive process.
- Tänk på att nyckelanvändarna behöver ha en god förståelse för de processer de ansvarar för. Det är också viktigt att involvera dem tidigt i projektet, så att de får möjlighet att både lära sig systemet och säkerställa att det sätts upp efter verksamhetens behov. Detta gör det möjligt för dem att komma med förslag på förbättringar redan från början.
- Det är också viktigt att både projektledaren och lösningsansvarig har mandat att fatta beslut, eller åtminstone tillgång till snabba beslutsvägar.
- Tänk på att den som är lösningsansvarig behöver ha en helhetsförståelse för företagets processer och hur de hänger samman, hen blir spindeln i nätet.
- I många fall kan det vara en fördel att ta in en extern projektledare. Tänk dock på att denna person helst bör ha erfarenhet av affärssystemsprojekt, eftersom de skiljer sig mycket från vanliga IT-projekt. Affärssystemsprojekt kräver ofta en större fokus på förändringsledning och processhantering.
När ni har satt samman ett starkt team är nästa steg att säkerställa att alla förstår projektets omfattning och behov.
2. Var överens om vad ni behöver
För att ett affärssystemsprojekt ska lyckas är det avgörande att alla avdelningar i företaget förstår sina behov och enas om projektets omfattning. Tyvärr är det vanligt att företag tar detta för givet, vilket leder till att de underskattar den förändringsprocess som ett sådant projekt innebär. Därför är det viktigt att göra ett förberedande arbete innan en extern konsult involveras.
Skapa en gemensam vision
En tydlig och gemensam vision är nyckeln till ett framgångsrikt projekt. Ett effektivt sätt att utveckla denna vision är att hålla interna möten där ni diskuterar era nuvarande arbetssätt och identifierar områden som kan förbättras. Genom att analysera befintliga rutiner och sätta upp nya mål skapar ni en bra grund för projektet.
Detta förberedande arbete hjälper er att tydliggöra era behov och prioriteringar, vilket gör det enklare för er partner att stödja er i att uppnå era mål.
Under arbetet är det bra om ni tar fram en övergripande kravspecifikation. Ha denna som underlag i dialogen med er implementationspartner.
Ställ er följande frågor:
- Inom respektive avdelning, är ni överens om hur ni ska jobba?
- Förstår ni hur de andra avdelningarna arbetar och hur ni tillsammans ger en helhet?
- Vilka arbetsflöden och processer ska ingå i projektet för respektive avdelning?
- Vilka problem och utmaningar har ni idag, och vad vill ni förändra eller förbättra?
- Vad är er långsiktiga vision för projektet, och vilka mål hoppas ni nå?
- Vilka andra system behöver kopplas ihop med affärssystemet?
- Finns det någon som har en överblick över hela verksamheten, eller saknas insikter på vissa områden?
- Är allt som ni vill ha med i projektet verkligen nödvändigt nu, eller kan vissa delar vänta till senare?
Tips!
Se till att särskilja mellan "måsten" och "bra att ha"-krav. Detta hjälper er att prioritera rätt och undvika onödiga kostnader.
3. Intern tid - Planera realistiskt
Under mina studier gjorde jag ett examensarbete på de mest kritiska framgångsfaktorerna vid införandet av ett affärssystem. Tidsaspekten kom på en klar förstaplats!
Ett vanligt misstag är att underskatta den interna tid och de resurser som krävs för att implementera ett affärssystem. Den interna tidsåtgången beror på företagets och projektets storlek, men det är rimligt att räkna med att den interna tidsåtgången kommer vara tre gånger så hög som partnerns.
Varför krävs så mycket tid?
Tiden ni lägger internt beror på de roller som är involverade. Nyckelanvändare och projektledare har en mer jämn tidsåtgång genom hela projektet, även om den ökar under test- och utbildnings fasen. Totalt sett kommer majoriteten av tiden läggas mot slutet av projektet, framför allt eftersom fler personer är involverade i tester och utbildning. Antalet personer som är involverade i projektet är den största anledningen till den interna tidsåtgången, men det är en viktig pusselbit för att ni ska få ett välfungerande system.
Tips för att hantera tidsåtgången:
- Skapa en realistisk tidsplan tillsammans med er partner.
- Avsätt interna resurser och fundera på om extra personal behövs för att avlasta nyckelpersoner.
- Var försiktig med att köra parallella projekt och prioritera tydligt i styrgruppen.
- Var beredd på att verksamheten kan behöva anpassas under projektets gång. Planera för att hantera arbetstoppar och oförutsedda utmaningar.
4. Ledningens engagemang är avgörande för projektets framgång
Ledningens engagemang och stöd är en viktig pusselbit i projektets framgång. Här kan vi tydligt se att effekten av ledningens delaktighet, eller bristen på den, är stor.
Ledningens aktiva deltagande skapar inte bara fokus, engagemang och motivation, utan är också en nyckel till:
- Att rätt interna prioriteringar görs.
- Att projektet tilldelas nödvändiga resurser.
- Att rätt beslut tas i kritiska frågor.
- Tydlig kommunikation kring projektets status och syfte.
Vi förespråkar alltid ett aktivt och strukturerat styrgruppsarbete. Detta ger ledningen en tydlig roll i projektet, med regelbundna uppdateringar om framsteg och utmaningar samt möjlighet att fatta välgrundade beslut.
Tips!
Tänk på att det ni fokuserar på växer – både positivt och negativt. Om ledningen skickar negativa signaler kan det skapa osäkerhet och minska motivationen bland medarbetarna. Att vända en negativ trend är betydligt svårare än att undvika den från början.
5. Arbeta aktivt med er förändringsledning
Att implementera ett nytt affärssystem innebär omfattande förändringar för organisationen och dess medarbetare. För att lyckas är det avgörande att förbereda förändringsledningen och hantera det naturliga motstånd som ofta uppstår. Motstånd mot förändring är en av de vanligaste orsakerna till att affärssystemsprojekt misslyckas, men med rätt strategier kan ni öka chanserna för framgång.
Kommunicera vision och fördelar
Var tydliga med varför projektet genomförs. Beskriv de utmaningar som organisationen har mött tidigare och hur det nya systemet kan bidra till att lösa dessa. Måla upp en tydlig vision för framtiden och lyft fram de långsiktiga fördelarna. Var också öppna med att det kommer att innebära utmaningar, men betona att ni som organisation kommer att stötta varandra genom processen.
Säkerställ utbildning och engagemang
För att medarbetarna ska kunna använda systemet effektivt är det viktigt att erbjuda relevant utbildning. Engagera dem också tidigt i projektet, till exempel genom att låta dem delta i kravspecifikation och testfaser. Detta skapar delaktighet och stärker acceptansen för förändringen.
Genom att fokusera på kommunikation, utbildning och engagemang kan ni skapa bättre förutsättningar för en framgångsrik implementering av ert nya affärssystem.
Tips: Utse förändringsledare som kan fungera som ambassadörer för projektet. Dessa personer kan bidra med både motivation och stöd, samt agera bro mellan projektteamet och resten av organisationen.
6. Planera för datamigrering
Datamigrering är en central del av ett framgångsrikt affärssystemsprojekt – och en av de mest utmanande. Trots att det ofta pratas om AI och automatisering som framtiden, glöms det bort vad som krävs för att nå dit. Korrekta och välstrukturerade data är en förutsättning för digitaliseringens framgång, och utan detta begränsas möjligheterna att automatisera processer eller använda AI effektivt.
Tyvärr underskattar många företag både kvaliteten på sin data och arbetsinsatsen som krävs för att få den i ordning.
Vanliga fallgropar:
- Migreringen kommer i gång för sent och verksamheten inser då att datakvalitén är under förväntan. Detta leder lätt till förseningar i projektet, särskilt under testfasen.
- Det finns ingen som är ansvarig för migreringen, varken helheten eller per område. Det leder till att det blir rörigt med filer som skickas fram och tillbaka.
- Det finns otydlighet kring hur filerna ska användas vilket leder till att data tas bort och läggs till felaktigt.
Ofta är leder dessa fallgropar till att det behövs extra stöd från konsulter, och därmed extra kostnader, för att få rätt på migreringen.
För att undvika dessa fallgropar är det viktigt att arbeta proaktivt och planerat med datamigrering. Utse en masterdata-ansvarig tidigt i processen och arbeta strukturerat med att förbättra datakvaliteten.
Vad kan ni göra redan innan projektet?
- Rensa upp i befintliga data: Eliminera duplicerade eller inaktuella poster.
- Definiera vad som ska migreras: Bestäm vilken data som ska föras över till det nya systemet och vilken som kan arkiveras eller rensas bort.
När projektet drar i gång bör ni tillsammans med er implementeringspartner ta fram en detaljerad plan för datamigreringen.
Tips: Var realistiska kring den tid och de resurser som krävs för datamigreringen och gör den rätt. Det är en investering som kommer gynna både projektet och er digitaliseringsresa.
7. Budgetera smart och för hela projektet
Att budgetera korrekt för ett affärssystemsprojekt är en av nycklarna till framgång. Det är vanligt att initialt fokusera på uppenbara kostnadsposter som licenskostnader och konsulttimmar. Men för att undvika budgetöverskridanden är det viktigt att också ta hänsyn till de många andra kostnader som kan uppstå under projektets gång och efter implementationen.
Vanliga kostnadsposter att inkludera i budgeten:
- Timmar för det interna projektteamet: Det inkluderar projektledare, lösningsansvarig och nyckelanvändare.
- Interna timmarna för utbildning: Se till att slutanvändarna får tillräckligt med utbildning så att de kan använda systemet effektivt. Detta kan omfatta både grundutbildningar och mer avancerade kurser.
- Tilläggslösningar eller integrationer: Standardlösningen kan behöva kompletteras med tilläggsfunktioner eller integreras med andra system, vilket kan kräva ytterligare investeringar.
- Resurser för förändringsledning: I vissa fall, när behovet av förändring är stort, kan det kräva ytterligare insatser, som workshops och externa konsulter.
- Testning och kvalitetskontroller: Budgetera tillräcklig tid för era interna tester. Det är väl värt investeringen då ni både får en bra intern förståelse för systemet och säkerställer att det stödjer er verksamhet och era behov.
- Underhåll och support: Efter implementationen kräver systemet löpande underhåll och teknisk support. Det är viktigt att budgetera för dessa långsiktiga kostnader.
Tips:
- Skapa en buffert: Oförutsedda utgifter är nästan alltid en del av större projekt. Genom att lägga in en buffert i budgeten kan ni hantera oväntade kostnader utan att projektet riskerar att stanna upp.
- Gör en detaljerad kostnadsanalys: Arbeta tillsammans med projektteamet och implementationspartnern för att få en så tydlig bild som möjligt av alla potentiella kostnader, både på kort och lång sikt.
Genom att ta ett helhetsperspektiv på budgeteringen kan ni minimera risken för oväntade ekonomiska överraskningar och säkerställa att projektet får de resurser som krävs för att bli framgångsrikt.
8. Välj rätt partner – Rätt konsulter gör skillnaden
Implementeringen av ett affärssystem är en komplex process, och valet av implementeringspartner är avgörande. Kort sagt: om konsulterna inte är kompetenta, blir projektet också ett misslyckande.
En bra partner hjälper inte bara till att konfigurera systemet och hålla utbildning, utan fungerar som en strategisk rådgivare som även hjälper er igenom förändringsprocessen. Detta inkluderar att förstå er verksamhet, ge råd om bästa praxis, och hantera eventuella utmaningar som kan uppstå längs vägen.
Frågor som är viktiga när ni väljer partner är:
- Har de erfarenhet av er bransch och specifika behov?
- Är deras konsulter kunniga, lösningsorienterade och engagerade?
- Har de en tydlig projektmetodik och ett välfungerande stöd efter GoLive?
Tips!
Investera tid i att hitta rätt partner. Rätt konsulter kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande.
9. Testa noggrant - kvalitetssäkring är nyckeln
Omfattande tester är en av de viktigaste aktiviteterna för att säkerställa ett framgångsrikt affärssystemsprojekt. Testning är inte bara en möjlighet att upptäcka tekniska problem, utan också ett sätt att förbereda medarbetarna för systemets dagliga användning.
Tre typer av tester ni bör prioritera:
- Systemtester
Säkerställ att systemets alla funktioner fungerar som förväntat. Detta handlar om att identifiera och lösa eventuella tekniska fel innan verksamheten testar systemet.
- Integrationstester
Kontrollera att affärssystemet fungerar sömlöst med andra system och plattformar som används i organisationen.
- Användartester
Låt era medarbetare testa systemet i sina dagliga arbetsflöden. Detta hjälper till att identifiera praktiska problem och ger samtidigt användarna en chans att lära sig systemet.
Hur testar ni effektivt?
- Använd realistiska scenarier: Simulera verkliga arbetsflöden och processer.
- Jobba med korrekt data: Säkerställ att testdata liknar det som kommer användas i skarpt läge.
- Involvera hela organisationen: Säkerställ att användare från olika avdelningar deltar i testerna för att täcka alla processer.
- Dokumentera allt: Notera testresultat och åtgärda identifierade problem snabbt.
Tips för framgångsrika tester
- Skapa en strukturerad testplan tillsammans med er implementationspartner.
- Prioritera testfaserna och avsätt tillräckligt med tid i projektplanen.
- Se testning som en investering – tid ni lägger här sparar ni genom att minska driftstörningar efter GoLive.
10. Slarva inte med utbildningarna
Utbildning är avgörande för att medarbetarna ska kunna använda det nya affärssystemet effektivt. Utan tillräcklig träning riskerar systemet att inte utnyttjas till sin fulla potential, vilket kan leda till frustration och ineffektivitet.
Planera utbildningarna:
- Nyckelanvändarna får ofta sin utbildning av konsulterna och de är ofta superanvändare eller personer med en djupare förståelse för organisationens processer. Dessa individer fungerar som stöd för resten av organisationen.
- Slutanvändarutbildningar får ofta sin utbildning av nyckelanvändarna, gärna med stöd från implementeringspartnern. Detta skapar både engagemang och förtroende internt.
Använd rätt verktyg och metoder:
- Kombinera teori och praktik: Praktiska övningar är särskilt effektiva för att bygga självförtroende.
- Tillhandahåll utbildningsmaterial: Manualer, guider och inspelade instruktioner gör att användarna kan repetera vid behov.
- Ge utrymme för frågor: Skapa tillfällen för individuell coaching eller workshops för dem som behöver extra stöd.
Tänk långsiktigt:
Utbildning är inte en engångsinsats. Planera för kontinuerlig kunskapsuppbyggnad genom återkommande kurser och utbildning vid systemuppdateringar.
Tips: Be er implementeringspartner om hjälp med att strukturera utbildningarna och ta fram anpassat material.
Sammanfattning – affärssystem som grund för framgång
Att implementera ett affärssystem som Business Central är en strategisk investering. Genom att förbereda projektet noggrant, välja rätt partner och engagera medarbetarna kan ni minimera riskerna och maximera nyttan.
Tänk på att detta är mer än ett tekniskt projekt – det är en förändring som kan transformera hela verksamheten till det bättre. Med rätt strategi och engagemang kan ett nytt affärssystem bli en stabil grund för långsiktig tillväxt och effektivitet.